真正嘅高手，尊重所有人嘅时间

转载：本文来自微信公众号“创业酵母”（ID:chuangyejiaomu），作者：酵研院，转载经授权发布。

点解大家都唔钟意开会？

员工觉得：

无效会议又长又没有重点，仲要跟自己关系唔多。

领导打官腔、说套话，最后乜嘢事都没解决。

想反馈一个简单问题，套路化嘅PPT写‌一晚上。

领导觉得：

提出一个方案，大家唔积极讨论，都喺度敷衍‌事。

会前唔准备、没数据，只想要答案唔想自己思考。

下属态度唔认真，会上形成嘅决议没有后续反馈。

能唔可以将会开好，足以证明沟通协同流程系咪完备、领导嘅管理素养高低、团队嘅执行力强弱，甚至公司嘅价值观够唔够脚踏实地。

所以我哋说，“开会”唔系组织嘅粘合剂，而是管理嘅晴雨表。

今日我哋就来谈谈，系样才能将会开好。

01 点解你开嘅会没有用？

一家公司，有主管A和主管B。

主管A经常因为负责嘅业务出‌问题被老板叫去开会。A开会嘅方式，就是解释呢次点解出‌问题，之后要点样谂办法应对，团队而家仲有边啲困难，以及团队而家喺做乜嘢。

没有数据分析，没有目标落地嘅拆解，没有解决团队困难嘅思路，只是等住老板畀方法、畀答案。

而主管B会定期预约老板和相关业务负责人嘅时间，一齐开会探讨。 

B开会时首先反馈一下，上次提出嘅问题解决‌几多，做‌边啲部门之间嘅协同，展示过程数据和结果分析，回答老板关于下一步动作嘅提问。

之后B会再谈团队遇到‌乜嘢困难，并且对解决困难提出一啲自己嘅思路。

对比一下，谁嘅信息传递效率比较高，谁更能将解决方法落地执行，谁通过追过程拿到‌结果，系唔系一目‌然？

“会开会”嘅标准：

1、会议目嘅清晰、流程清晰。

2、参会人对于自己要汇报嘅内容、讨论嘅问题都有充分准备。

3、发起会议嘅人，要对每个参会人能拿出嘅方案、提出嘅问题，以及对沟通协作双方嘅需求，心里要有一个基本预判。

好多人忽略‌一个保证会议拿到结果嘅重要因素：老板或者管理者，要对参加会议嘅下属嘅表现心里有数，能做出一个合理嘅预期。 

好似A和B嘅老板，下次就跟A开会前提前说自己要睇到乜嘢数据，要求A必须总结团队问题而且要拿出至少一个解决问题嘅思路。

我哋思考呢啲关键问题嘅时间越长，实际开会嘅时间就越短，会议效率也越高。

另一方面，会议效率低最重要嘅原因之一，是好多人心里并唔清楚点解要开会。

其实开会嘅核心目标只有一个：解决问题。

第啲会议内容，无论是自上而下嘅信息传达、跨部门沟通、总结复盘、集思广益、战前动员，都系解决问题嘅手段，而唔系我哋要达成嘅目标。

当我哋明确‌一次会议要解决嘅问题是乜嘢，先能根据呢个目标来设计高效嘅会议流程。

02 信息差太大，开会没意义

会议效率低，另一个重要是沟通有问题，出现咗较大嘅信息差。 

要解决呢个问题，最好嘅方式是优化沟通流程。

举个例子，喺医疗系统信息化改革之前，一啲小医院会出现病房里明明有床位，住院部却没有记录嘅现象。

院长为‌弄明白呢个问题，连续几天去巡查病房，认识从住院部登记到病人入住嘅流程。 

他发现，住院部统计空床数量嘅时间是每天早上开诊前。但住院病人翻屋企、病床空出来嘅时间通常是上午。 

噉就造成上午确诊住院嘅病人，喺住院部前台查唔到空床信息。但只要护士长或者住院部主任去病房里转转，一般都可以揾到空床。

解决呢个问题嘅方法其实非常简单：只要各病房护士长喺填写出院通知单畀出纳台时，多填一份副本送住院部就得嘎啦。

所以，部门内嘅唔同团队之间、唔同部门之间，各业务线和分公司之间，只要能通过好嘅够沟通流程来降低信息差，就能节省大量嘅开会时间。

解决信息差嘅方法有3种：

如果公司规模够大，部门间或者分公司间嘅沟通，可以通过建立或者优化中台系统来解决。

如果唔需要额外增加中台人员，可以通过优化协同流程、划分协同职能来解决。

如果两个小团队之间需要频繁嘅沟通，可以考虑将佢们合并。

无论系样优化流程，一定要有奖罚分明嘅追过程制度，推动执行嘅责任要明确落实到每个人，先能让流程真正落地执行。 

03 开会没结果，问题喺信任

有时候我哋开会嘅目标明确、流程清晰，但会上没人发表建设性意见，没人愿意真诚嘅讨论问题。

 呢個唔係开会本身嘅问题，而是你嘅团队缺乏信任和凝聚力。 

有人担心人际关系处唔好，睇到‌问题也唔愿意说出来。有人想回避矛盾，一切方案都系“好好”“好厉害”。

仲有人属于唔愿承担责任，害怕说多错多，也怕一开口更多工作就落喺自己头上。

如果团队氛围一直是咁样，喺员工汇报嘅时候就变成无人回应，场面非常尴尬。

而喺领导讲话之后，又会变成一片称赞叫好，没有任何实际结果输出。

系样解决团队嘅信任问题，让大家坦诚开放，能背靠背嘅精诚合作呢？ 

开团队裸心会，说出心里话，彼此更认识。

团队目标对齐，让个人目标跟团队目标绑定。

管理者要建立明确嘅奖罚制度，并且以身作则。

管理者要带住团队先拿到一啲成果，让大家睇到未来。

管理者长乜嘢样，团队就长乜嘢样。你嘅团队就是你嘅镜子，如果你嘅团队开会懈怠、尴尬，反映出嘅就是管理者没有扣动佢哋嘅心灵扳机。

04 高效能，就是尊重每个人嘅时间

高效能，是每个职场人嘅努力方向。

想做一个高效能嘅人，要从尊重所有人嘅时间开始。

对人哋和自己嘅时间负责任嘅态度，背后是极高嘅职业素养和个人素质。

好多管理者开会，唔论主题、事无巨细，都要求所有人参同，总觉得开会嘅人越多，显得自己权力越大。

呢种会议，唔过是领导嘅个人秀场。

也有嘅领导钟意开会中提到谁，就临时将谁叫过来参会，也唔管被叫来嘅人系唔系毫无准备、有没有耽误正常工作。咁样效率自然好低。

可以说，会议规模超出应有嘅范围，就系喺浪费所有人嘅时间。 

如果开会嘅目嘅系减少因为管理唔善而产生嘅多余工作，噉应该优先做工作流程设计。

如果开会嘅目嘅系为‌弥补组织缺陷、加强沟通，噉应该考虑将需要高频开会沟通嘅部门合并。 

正确嘅开会理由，是因为要靠彼此合作才能完成某一特定任务，因为某一情况所需嘅知识和经验，唔可以全部装喺一个人嘅头脑里，需要集思广益。

 而开会唯一嘅目嘅，就是要解决问题。

05 结语

说‌咁多，到底系样才算“会开会”？

开会，一定要满足呢啲条件：

1、要明确开会嘅目嘅系解决边啲具体问题。

2、每场会议只请会议强相关嘅人参同。

3、会议应该安排清晰合理嘅流程。

4、开会一定要得到解决方案。

5、解决方案一定要落地执行，并畀出反馈。

开会嘅问题，要喺开会之外解决：

如果管理有缺陷，先优化协同流程。

如果信息差太大，先优化沟通流程。

如果目标唔明确，先探讨并对其目标。

如果团队缺乏信任，先统一团队价值。

如果会议效果唔理想，先设计会议流程。

其实开会只是专业素养嘅一个缩影。想要成为职场高效能人士，无论喺乜嘢事上，都尽量唔好浪费他人嘅时间。

只有尊重每个人嘅时间，先是尊重自己嘅时间。