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  • 一家优秀嘅公司,是点样开线上会议嘅?

    转载:本文来自微信公众号“中欧商业评论”(ID:ceibs-cbr),转载经授权发布。

    作者 | 小飞 NICEMEETING创始人

    责编 | 周琪

    我喺线下习以为常嘅开会方式,能100%复刻到线上么?如果唔可以,到底会有乜嘢变化?我哋需要具备乜嘢新嘅能力和思路来让线上会议更加高效呢?

    CBR精华抢先睇:

    01.“谈事”可线上,“谈人”线下更好。

    02.短会线上开,长会拆成短会线上开,或者一齐线下开。

    03.参会人数唔宜过多(6~12为宜),话题需要同参会者高度相关,开会过程中需要有意设计一啲高频互动嘅环节,来吸引大家嘅专注力。

    会议作为团队协作嘅一种重要表现形式,让人“既爱又恨”,好嘅会议事半功倍,坏嘅会议互相伤害。疫情之后,我最常同领导者聊起嘅关于会议效率嘅问题是:

    • 到底乜嘢会议适合远程,乜嘢会议需要线下见面?
    • 点样让团队喺远程会议都可以专注聚焦,积极参同,高效讨论?
    • 同样主题嘅会议,喺线上开和线下开喺方法和引导上到底有何唔同?

    远程会议成为日常

    疫情之后,我哋嘅工作会发生乜嘢深远嘅变化?以下摘取自近期麦肯锡全球研究院(MGI)发布嘅《后疫情时代经济之未来嘅工作》:

    • 远程工作将会延续。全球已有唔少企业喺设计混合远程办公模式,发达经济体中约有20-25%嘅劳动者每周可喺家工作3-5天;呢一比例喺中国约为11%。
    • 工作地点更为灵活,公司嘅招聘范围也因此延展。
    • 独立工作和零工岗位机会增多。

    可以睇出,远程办公和灵活嘅用工模式唔仅呈明显嘅上升趋势,而且还会持续扩展。下面系一啲涉及会议嘅数据:

    • 疫情后商务差旅趋于减少,线上会议好可能取代20%嘅商务差旅。—麦肯锡
    • 疫情期间,人均会议数量增加‌12.9%,每周会议时间整体增加‌10%,平均每次会议出席人数增加‌13.5%(北美欧洲中东)。—哈佛商业评论
    • 疫情期间,30分钟以内嘅会议增加‌22%,一个钟头以上嘅会议减少‌11%。—zoom
    • 91%嘅受访者过去一周参加过远程线上会议,80%受访者强烈支持远程办公,69%认为远程办公明显改善‌佢哋嘅工作同生活状态。—Miro

    远程办公+数字化转型+敏捷协作普及,三者合力下,一方面,远程会议成为工作者嘅日常,另一方面,也引发我哋思考,我喺线下习以为常嘅开会方式,能100%复刻到线上么?如果唔可以,到底会有乜嘢变化?我哋需要具备乜嘢新嘅能力和思路来让线上会议更加高效呢?

    到底是见面还是线上?

    随住生产生活恢复常态,好多领导者反倒陷入两难,因为疫情期间远程会议越来越习惯嘎啦,视频软件也越来越顺畅好用,一啲原本需要见面嘅会议,到底是选择线上还是见面呢?

    我有三点思考同你分享:

    确保会议效率(ROI)

    一家优秀嘅公司,是点样开线上会议嘅?

    我简单设计‌一个公式,你可以睇到,会议室和交通都系成本。当然呢啲元素之间都系有促进或制约关系嘅。若团队认为见面可以促进我哋更加投入,单位时间更容意实现会议目嘅,噉样见面都系有必要嘅。年度战略会,或者业务创新共创会可能就是咁样嘅场景,见面交通和场地嘅成本相比我哋共同生产出一整年嘅战略相比,往往是有必要花费嘅。

    年初我就曾遇到一个团队,执意要用远程嘅方式召开连续两天嘅年度OKR共创会,结果第一日结束,大部分人就崩溃嘎啦,佢哋没有想到远程会议所耗费嘅精力能量似乎更高,效果也唔理想。这是因为,呢类会议需要大量脑力激荡,高峰对话,一旦人唔喺线上,睇上去省‌路费,实际却损失‌会议效果,得唔偿失。

    另一家全球性嘅公司愿意花费呢个成本,但因为国际疫情唔容乐观,所以上年年底,高管团队也无办法见面。我嘅建议是将长会拆成短会,例如两天嘅会,可以喺一周之内每天固定嘅时间讨论几个个钟头,呢样唔仅可以保持话题更加聚焦,同时减少‌拉锯战对参会人能量嘅大幅消耗。

    “谈事”可线上,“谈人”线下更好

    喺一啲场景度,开会就是准备PPT、数据呈现、案例分析、讨论决策。呢种情况下,线上软件完全可以提供良好嘅支持。

    而喺另一啲场景,比如绩效评估会、人才盘点会,一对一会议(领导者和员工)、务虚会、交心会呢类关注人、关系、会场能量嘅会议,线下见面嘅温度仲系好重要。

    分享一个有趣嘅数字,疫情期间,领导者和员工召开一对一会议嘅比率上升‌18%,团队会议喺开场时做check-in(一种签到方式,成员每个人分享一下自己家阵时状态,个人情况)嘅比例增长‌10%。

    可以睇出,就算人唔得唔远程协作时,同事之间好好嘅“通气”,彼此关注和关心都系必需品。

    只关注会议上信息嘅交流和内容生产本身是片面嘅,毕竟是人来开会,人身上一方面承载住思想、信息和观点,另一方面也喺散发住情绪,意图和能量。Albert Mehrabian 博士基于大量实验和研究提出嘅 7%-38%-55%沟通模型就鲜明地反映‌呢一点。

    一家优秀嘅公司,是点样开线上会议嘅?

    短会线上开,长会拆成短会线上开,或者一齐线下开

    微软团队嘅数据显示,疫情之后,以30分钟为边界区分长短,人喺线上召开长会嘅比例下降‌11%,召开短会嘅比例上升‌22%。

    研究表明 (Perlow, Hadley, & Eun, 2017),会议对员工嘅效能和幸福感都会产生直接影响。远程工作期间,转向较短嘅会议是自但係然嘅。根据微软内部嘅信心调查,呢种转变也得到‌员工嘅普遍认可。所以,我哋应反思,一个个钟头以上嘅会议系咪有效(真嘅需要那么长吗?是有效嘅时间管理吗?)。这是远程工作产生嘅长期影响之一。 

    呢啲数据也引发‌我嘅思考,点解人会偏向喺线上召开更短嘅会议呢?

    我猜测你有过和我同样嘅经历,开会时,如果某个话题同我没有那么高度相关,或者喺等待(例如设备调试),我就好容易打开电脑上嘅第啲页面。再唔然,打开手机刷刷朋友圈来填充呢啲碎片时间都系常有嘅事。

    我哋发现,对于远程会议组织者、主持人嚟讲,参会成员专注度低已经成为线上开会最大嘅挑战。相关研究也表明,有92%嘅受访者表示,他喺开远程会议时会同时做第啲事。

    哩个都系点解我哋主张线上开短会,人喺一定嘅时间压力之下,尽可能快地推进议题,得出想要嘅结论。同时需要注意嘅系,参会人数唔宜过多(6~12为宜),话题需要同参会者高度相关,开会过程中需要有意设计一啲高频互动嘅环节,来吸引大家嘅专注力。

    心理学中著名嘅Yerkes-Dodson定律就呈现‌紧迫感和效果之间嘅关系,呢个关系系一个倒“U”形嘅曲线。

    一家优秀嘅公司,是点样开线上会议嘅?

    当存喺某种程度嘅紧迫感时,取得嘅效果是最好嘅,而没有紧迫感或紧迫感太强嘅时候,取得嘅效果会趋向更差。线上开短会,某种程度上说是创造‌一种恰如其分嘅压力,促进参会者就算喺远程都可以专注发挥效能,关注会议目嘅达成。总之,一群人懒散地坐喺会议室里,毫无罪恶感地拖堂是唔应该发生喺线上会议嘅。

    *****

    我哋需要认识到,延续多年嘅线下开会方法和原则,是无办法100%延用到线上嘅,呢个进化嘅过程也系一次会议场景管理方法嘅整合和迭代。领导者需要直接拎出呢个话题和团队讨论,并达成一致:团队嘅开会规则和系统到底是乜嘢。而唔系顺势而为下嘅囫囵吞枣。

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