更少嘅时间做更多嘅事，高效率人士用‌这4招

转载：本文嚟自微信公众号“哈佛商业评论”（ID:hbrchinese），作者：HBR-China，转载经授权发布。

小佛爷说

高效率人士都系点样掌控时间嘅？好多人都想以有控制感、令人感觉良好嘅方式提高效率，但是好难做到。本文作者采访‌出版、娱乐、商业等各个领域嘅人，认会点积极主动地管理每一日，充分地利用时间。核心嘅方法是，唔可以等人哋嘅事决定你自己嘅日常安排，你必须仔细考虑起床后点样组织时间，将工作纳入自己嘅日程。

一件有趣嘅事：96%嘅人会在早晨醒嚟嘅一个钟头内睇手机（61%会在刚醒嚟嘅五分钟内睇一眼）。

一睁开眼就先睇手机，似乎没有害处，但呢个行为会畀我哋定下一整日“被动做出反应”嘅基调。

谂一想，起床第一件事就是打开电子邮箱、查睇收到嘅邮件或者听语音留言，你其实系将自己排在‌第二位。不管是有好消息、坏消息或者没有消息等住你，你都系等人哋嚟决定呢一日嘅心情。

我哋大多数人都对此感到内疚，而且这都不可避免地会影响我哋嘅工作效率。

我花‌好多时间思考：点样以有控制感、令人感觉良好嘅方式提高效率。过去三年嚟，我采访‌出版、娱乐、商业等各个领域嘅人，认会点积极主动地管理每一日，充分地利用时间。

在对话度，我一次又一次地听到咁样嘅意见：唔可以等人哋嘅事决定你自己嘅日常安排。你必须仔细考虑起床后点样组织自己嘅时间，将工作纳入自己嘅日程。

以下四条建议嚟自高效率人士，我自己在坚持，希望对你都有用。

根据自己嘅生物钟，安排最重要嘅工作

睡眠类型就是你嘅生物钟，是指每个人在24个钟头入面嘅睡眠清醒周期。每个人嘅生物钟不尽相同，喺一日入面感觉到嘅能量高峰同低谷时间都不一样。

约10%嘅人是典型嘅百灵鸟，早晨感觉精力最充沛。同之相对嘅另一个极端是，有20%嘅人是猫头鹰，夜入面效率最高。我哋大部分人都在这两个极端中间，上午最有精神，午饭后小憩，下午重新打起精神嚟。

《完美时机嘅科学秘密》（When: TheScientific Secrets of Perfect Timing）一书作者嘅丹·平克（Dan Pink）讲畀我哋，注意自己嘅生物钟，根据能量高峰期嘅时间安排任务，但系以帮助你用更少嘅时间做更多嘅事。

“打算写作嘅时候，我都系放喺早晨写，呢个时段我头脑最清醒，”佢讲畀我，“我畀自己设定一个字数目标，达到目标之前唔会去做别嘅事。我唔会将手机带在身上，写作时唔会打开邮箱。达到目标以后，我就可以随便去做别嘅嘎啦。”平克充分利用醒嚟后嘅能量高峰，用早晨嘅时间进行需要深度集中精力嘅工作，并且避免一切干扰。

下午恢复精力嘅时候，佢会处理一啲较为简单嘅任务。“我会在呢个时候回复邮件、归档整理同浏览信息，”佢说，“三四点钟嘅能量低谷过去之后，第二次能量高峰我会处理一啲不必全神贯注嘅任务，比如采访。呢个时段我在心理上最放松，能够发挥创意，而且乐于接受各种观点。”

坚持咁样嘅时间安排，平克第一次按时交稿，都就是《完美时机嘅科学秘密》。

专业人士建议：要更好地安排工作日时间分配，首先评估一下自己嘅生物钟，根据你嘅睡眠类型重新规划时间。将最需要耗费脑力嘅工作放喺能量高峰期。

在前一日晚上做好第二日嘅计划

有效率嘅一日唔系自动出现嘅，而是需要主动规划。写下自己要做乜嘢、何时做、在边入面做，我哋完成目标嘅几率会大大提升。

谷歌嘅高管效率顾问劳拉·梅·马丁（Laura MaeMartin）讲畀我，佢会在前一日晚上做好第二日嘅规划。首先，佢会在自己嘅每日计划模板入面写下最重要嘅三个任务。“模板嘅最重要任务栏下面有一行字，‘呢个任务完成之前，第啲所有事都系干扰’。这入面是我一定要完成嘅任务。”

随后佢用呢个模板更进一步详细规划时间，考虑每个钟头嘅安排。“只是将计划在早晨七点到八点之间锻炼身体呢件事写下嚟，我就会更有可能付诸实践。”佢嘅计划入面仲有“随手处理嘅事项”，剩系要要几分钟时间，但系以在会议间隙完成，比如打个电话或者回复邮件。

专业人士建议：利用缜密嘅计划控制自己一日嘅时间。用一周时间尝试一下马丁嘅每日计划。制定第二日计划嘅理想时间是前一日工作结束嘅时候，这时候你仲清楚地记得听日需要处理些乜嘢。

利用不同嘅习惯完成不同类型嘅工作

仔细思考在边入面工作，是另一种能等你嘅一日变得有条理嘅方法。参考《深度上班》（Deep Work）作者、乔治城大学教授卡尔·纽波特（Cal Newport）嘅做法，将不同嘅地方同不同嘅任务类型联系起嚟。

“尝试解决理论计算机科学问题嘅时候，我总是会出门散步，走各种不一样嘅路线。”纽波特说。

但佢写作嘅时候又截然不同。“我家入面有一张定做嘅图书馆同款桌子，会等我谂起自己读大学时学校入面嘅图书馆。书桌上摆住图书馆同款嘅黄铜灯，旁边是黑木书架。坐在这入面写作，光线好好，而且只有我同我嘅电脑，没有别嘅干扰。”

思考你嘅主要工作类型，培养相应嘅习惯。可以是完成某件任务嘅特定场所，比如你钟意坐在明亮嘅阳台上处理邮件、在安静嘅卧室入面参加视频会议。

专业人士建议：至少实践两个礼拜。特定习惯对应特定任务嘅方法要花一点时间才能适应，但适应之后就更轻松，而且越嚟越熟练。你嘅大脑会开始将特定线索（比如你所处嘅物理环境同时段）同特定类型嘅任务联系在一齐。

唔好将时间全部排满

我哋好容易觉得高效人士每日嘅时间都安排得满满当当。不过，同我交流过嘅大部分高效人士都说，实际情况恰恰相反。

世界上最大嘅全员远程办公公司GitLab嘅远程工作负责人达伦·墨菲（Darren Murph）讲畀我，时间排满嘅风险好大。

佢说，“如果一整日都排满会议，你就无余地处理现实生活中嘅意外事件。比如你嘅孩子受‌点小伤，你剩系要要抽出几分钟嚟处理，却都会对你嘅心理健康同第啲人嘅日程安排造成巨大嘅负面影响。”

而且，如果日程入面没有自由时间，你就无办法跟人哋随意交流、激发灵感创意。

专业人士建议：满满当当嘅日程会带嚟一种自己好有效率嘅幻觉。如果你嘅日程好满，你要注意留出一啲空余时间，当作日常意外事件嘅缓冲，仲可以用于自主思考活动，激发意想不到嘅创意。

追求高效唔系指花好多时间在工作上，都唔系完成待办清单上嘅条目，而是努力以省时有效嘅方式处理工作。要想高效，首先要有意识地关注自己一日嘅时间。唔好坐等边一日突然效率提升，请利用以上建议主动提高效率。

关键词：时间管理

阿曼莎·安伯（Amantha Imber）|文

阿曼莎·安伯博士是行为科学咨询公司Inventium创始人，主讲播客“我是点样工作嘅”，讲述成功人士嘅日常习惯。

朔间|译  周强|编校